بهرهوری یعنی استفاده بهتر از منابع برای ایجاد ارزش بیشتر؛ یعنی با زمان، نیروی انسانی، سرمایه، مواد و امکانات موجود، محصول یا خدمت بیشتری با کیفیت مناسب ایجاد کنید. در این مرحله، هدف صرفاً بیشتر کار کردن نیست؛ باید بررسی کنید کجا زمان، هزینه و منابع هدر میرود و چگونه میتوان همان نتیجه را با منابع کمتر یا نتیجه بهتر به دست آورد.
ابتدا فعالیتهایی را پیدا کنید که بدون ایجاد ارزش، زمان یا منابع مصرف میکنند؛ مانند:
از خود بپرسید: اگر این فعالیت حذف یا ساده شود، چه چیزی از کسبوکار آسیب میبیند؟ هر فعالیتی که ارزش مشخصی ایجاد نمیکند، باید حذف، کاهش یا سادهسازی شود.
برای فعالیتهای پرتکرار، روش انجام کار را مشخص و تا حد امکان استاندارد کنید. اگر هر فرد یک کار را به شیوهای متفاوت انجام دهد، احتمال خطا، دوبارهکاری و اتلاف افزایش پیدا میکند.
برای فرآیندهای مهم مشخص کنید:
هدف، کم کردن مراحل غیرضروری و کوتاهتر کردن مسیر انجام کار است.
بررسی کنید زمان کارکنان بیشتر صرف چه فعالیتهایی میشود و آیا مهارت و ظرفیت افراد با وظایف آنها تناسب دارد یا خیر. کارهای تکراری و کمارزش را تا حد امکان ساده یا خودکار کنید و زمان نیروهای متخصص را برای فعالیتهایی اختصاص دهید که ارزش بیشتری برای مشتری و کسبوکار ایجاد میکنند.
کاهش هزینه همیشه به معنی بهرهوری نیست. اگر کاهش هزینه باعث افت کیفیت، کاهش رضایت مشتری یا فرسودگی کارکنان شود، ممکن است در بلندمدت هزینه بیشتری ایجاد کند. بهجای اینکه فقط بپرسید «چطور ارزانتر کار کنیم؟» بپرسید: «چطور با همین منابع، ارزش بیشتری ایجاد کنیم؟»
برای فعالیتهای اصلی، چند شاخص ساده تعیین کنید تا بتوانید تغییرات را در طول زمان ببینید. برای مثال:
چیزی که اندازهگیری نشود، بهسختی قابل بهبود است.
بهرهوری با یک تغییر بزرگ ایجاد نمیشود. هر ماه یک یا چند فعالیت را انتخاب کنید، مشکل آن را شناسایی کنید، یک تغییر کوچک انجام دهید و نتیجه را اندازه بگیرید. اگر تغییر مؤثر بود، آن را به روش استاندارد کسبوکار تبدیل کنید و سپس سراغ مسئله بعدی بروید.
| شاخص | وضعیت |
|---|---|
| زمان انجام فعالیتهای اصلی | ……………………… |
| هزینه هر واحد محصول/خدمت | ……………………… |
| میزان دوبارهکاری و خطا | ……………………… |
| میزان ضایعات | ……………………… |
| بهرهوری نیروی انسانی | ……………………… |
| میزان استفاده از ظرفیت | ……………………… |
| زمان انتظار مشتری | ……………………… |
| مهمترین منبع اتلاف | ……………………… |
| مهمترین اقدام بهبود | ……………………… |
بهرهوری یعنی بهتر کار کردن، نه فقط بیشتر کار کردن. برای هر فعالیت مهم کسبوکار، این چهار سؤال را از خود بپرسید:
پاسخ به این سؤالات کمک میکند بهبود بهرهوری از یک شعار کلی به فرآیندی مستمر برای کاهش اتلاف، افزایش ارزش و استفاده بهتر از منابع کسبوکار تبدیل شود.
