حقوق و قراردادها یعنی مدیریت تعهدات، توافقها، مجوزها و روابط حقوقی کسبوکار بهگونهای که فعالیت شما در برابر اختلافات، خسارتها و تعهدات پیشبینینشده محافظت شود. در این مرحله، موضوع فقط تنظیم قرارداد نیست؛ باید بدانید با چه کسی، برای چه موضوعی، با چه تعهداتی و با چه ریسکهایی وارد رابطه میشوید. هدف، ایجاد روابط شفاف و مستندی است که از حقوق کسبوکار محافظت کند و احتمال اختلاف و هزینههای حقوقی را کاهش دهد.
تمام روابط مهم کسبوکار را که نیاز به توافق یا قرارداد دارند، شناسایی کنید؛ مانند:
برای هر رابطه مشخص کنید چه تعهدی ایجاد میشود، چه کسی مسئول است و در صورت انجام نشدن تعهد چه اتفاقی خواهد افتاد.
قرارداد نباید صرفاً یک توافق کلی باشد. حداقل موضوعات اصلی را بهصورت روشن مشخص کنید:
هرچه موضوع همکاری مهمتر و پرریسکتر باشد، دقت و شفافیت قرارداد اهمیت بیشتری پیدا میکند.
پیش از ایجاد تعهد، فقط متن قرارداد را بررسی نکنید؛ خود طرف قرارداد نیز باید بررسی شود. تا حد امکان درباره موارد زیر اطمینان حاصل کنید:
در همکاریهای مهم، عجله برای امضا میتواند هزینهای بسیار بیشتر از زمانی که برای بررسی اولیه صرف میشود ایجاد کند.
قرارداد زمانی ارزشمند است که تعهدات آن اجرا و کنترل شود. برای هر قرارداد مهم مشخص کنید:
قراردادهای مهم را تا زمان پایان کامل تعهدات، رها نکنید.
قراردادها، الحاقیهها، فاکتورها، رسیدهای پرداخت، مکاتبات، صورتجلسات و سایر اسناد مرتبط را بهصورت منظم نگهداری کنید. برای هر قرارداد بهتر است یک پرونده مشخص داشته باشید که متن قرارداد، اصلاحات، مکاتبات و مدارک اجرای تعهدات در آن ثبت شود. در قراردادهای مهم، نگهداری نسخه پشتیبان و دسترسی محدود به اسناد نیز اهمیت دارد.
بررسی کنید فعالیت کسبوکار از نظر مجوزهای فعالیت، الزامات صنفی، مالیاتی، بیمهای، کار و سایر مقررات مرتبط در وضعیت مناسبی قرار دارد. تغییر قوانین و مقررات میتواند برخی تعهدات یا فرآیندهای کسبوکار را تحت تأثیر قرار دهد؛ بنابراین وضعیت الزامات قانونی را بهصورت دورهای بررسی کنید و در موارد تخصصی از مشاوره حقوقی استفاده کنید.
بهصورت ماهانه یا دورهای، چند شاخص اصلی را بررسی کنید:
| شاخص | وضعیت |
|---|---|
| قراردادهای فعال | ……………………… |
| قراردادهای نزدیک به پایان | ……………………… |
| تعهدات سررسیدشده | ……………………… |
| تعهدات انجامنشده یا معوق | ……………………… |
| قراردادهای فاقد مستندات کامل | ……………………… |
| اختلافات و دعاوی جاری | ……………………… |
| مجوزهای در حال انقضا | ……………………… |
| مطالبات یا بدهیهای قراردادی | ……………………… |
| مهمترین ریسک حقوقی کسبوکار | ……………………… |
هیچ تعهد مهمی را بدون اینکه دقیقاً بدانید چه چیزی را متعهد میشوید، نپذیرید. پیش از امضای هر قرارداد مهم، این چهار سؤال را از خود بپرسید:
پاسخ روشن به این سؤالات، بخش مهمی از امنیت حقوقی و تابآوری کسبوکار را شکل میدهد.
